El DiagnosticoUna estrategia para crear la necesidad, es impulsar actividades del diagnostico de la documentacion existente de los procesos, actividades, etc.
Sobre la Calidad del DiagnosticoNo importa que los datos no sean levantados y recopilados de forma exhaustiva durante las sesiones iniciales, el objetivo es hacer un diagnostico preliminar de la documentación o existencia de procesos, para potenciar la necesidad de implantar soluciones que estandaricen y automaticen toda la definición de los procesos en la organización. Recuerde que el objetivo inicial es identificar la presencia de toda la documentación relacionada con los procesos de cada unidad organizacional, sin hacer análisis de la calidad de los documentos.
Recomendaciones para DiagnosticoLa clave para comenzar con un buen diagnostico, es detectar la existencia y utilización de herramientas que son utilizadas regularmente en la organización para documentar los procesos, por ejemplo, word, visio, etc; este análisis potenciara la necesidad de uniformizar o estandarizar las herramientas para documentar los procesos, la necesidad de tener un repositorio único, basado en una norma de modelado como BPMN, que permita simular y proporcionar algunos elementos dinámicos a esa documentación. Este trabajo abrirá un abanico muy amplio de las mejoras que pueden sustentar un cambio organizacional.
Nota: Recuerde, que el objetivo preliminar del diagnostico no es analizar los macro procesos, ni realizar un análisis cualitativo de los mismo.
Areas claves:
- Numero de procesos existente por cada unidad organizativa.
- Proporción de macro procesos existentes en las unidades.
- Evaluar el número de procesos documentados.
- Evaluar la existencia de indicadores de gestión para procesos.
- Procesos con Indicadores vs. Procesos sin Indicadores.
- Proporción de herramientas utilizadas para diagramas (PowerPoint, Visio, docs, pdf, etc.).
Los Resultados del DiagnosticoEl diagnostico se convertirá en una herramienta para establecer conclusiones sobre la situación actual de los procesos de la organización, por ejemplo el numero de procesos documentados, la existencia de herramientas para su documentación. Este diagnostico, será el insumo preliminar para detectar procesos repetidos y serán una referencias que luego utilizaremos para asociar los procesos con un modelo referencial, hablaremos mas adelante sobre este marco referencial.
Detectar Áreas de ApoyoEn muchas organizaciones, podrían existir iniciativas orientadas en la mejora continua de procesos, por ende; es importante detectar todas estas iniciativas existentes y utilizarlas como mecanismo de participación para acelerar y potenciar todas las iniciativas. Recuerde: Unificar iniciativas, evitar redundancia, lo mejor no es imponer, sino acordar y avanzar.
La importancia de un Marco de ReferenciaUna recomendación importante es utilizar un marco referencial de procesos que pueda ser extendida y adoptada, y responda a todas las necesidades presentes y futuras de la organización, articulando diversos enfoques.
Algunas organizaciones cuentan con marcos de referencia, en el cual se describen las áreas generales o macro procesos, el Comité extendido de procesos, debe acordar un marco de referencia, en el cual puedan ser mapeados todos los procesos actuales de la organización.
El marco de referencia responde a preguntas como cual es el modelo que queremos? se equilibra con la realidad existente en la corporación?, estamos todos referenciados ahí?
Los marcos de referencia contribuyen con la formalización de los procesos de la organización, y es el punto de partida para soluciones como cuadro de mandos par medir las áreas claves de procesos y los acuerdos de servicios.
El Marco Referencial y el ajuste.Los marcos de referencia, deben especificar todos los macro procesos actuales de la organización y futuros, e incluir características y necesidades particulares, para ajustarla. Esto es responsabilidad del Comité Extendido de Procesos.
Se pueden presentar escenarios, donde algunas unidades organizaciones ya cuenten con un marco referencial propio, el cual puede ser extendido o actualizados según las necesidades de toda la organización, la clave: todos deben verse reflejados.
Un ejemplo particular es NGOSS, que es un marco referencia para empresas de telecomunicaciones, el cual puede ser extendido o modificado acorde con las características y necesidades de la organización.
