Capitulo I: La organización y la estrategia

Desde hace algunos meses, he estado escribiendo mis apreciaciones sobre el proceso necesario para implantar las diversas disciplinas que comprenden BPM. Mi objetivo es lograr escribir un libro con las mejores practicas. Estas son mis primeras notas.

Capitulo I: La organización y la estrategia

Para asegurar la diseminación de la gestión de procesos de negocio en la organización, es vital desarrollar un conjunto de estrategias que minimicen la resistencia al cambio y maximicen las posibilidades de éxito de su inserción en la cultura organizacional.

Una de las estrategias que debe ser considerada es la creación de un comité extendido de procesos que represente y contenga el conocimiento de todos los procesos de la organización, el cual estará conformado por expertos en cada una de las áreas operativas. La facilitación dentro de este comité debe sustentarse sobre la proposición y la toma de decisiones concertadas y la creación de equipos más que grupos de trabajo.

Antes de comenzar un proyectos BPM es importante considerar:

1. Creación de un Comité Extendido de Procesos.
2. Realizar un diagnostico Preliminar del estado de la documentación de procesos.
3. Establecer un Marco de Referencia Organizacional.
4. Establecer un Marco de Arquitectura Tecnológica.
5. Evaluación y Selección de las herramientas para implantar BPM en la Organización.
   

Comité Extendido de Procesos

El comité extendido de procesos es el motor de todas las iniciativas para crear y acelerar el cambio de la organización. El objetivo del comité es desarrollar discusiones, puntos de vistas, enfoques, opiniones diversas, y establecer conclusiones y recomendaciones concretas sobre la situación actual y futura de los procesos.

El comité tiene una amplia variedad de objetivos, pero los principales son:

1. Establecer el Marco de Procesos Referencial de la Organización.
2. Evaluar y Seleccionar un Marco de Arquitectura Tecnológica que implemente los requerimientos mínimos para la Gestión de Procesos de Negocio.
   

Equipo vs. Grupo de trabajo.

Una recomendación que consideramos importante es utilizar dentro del comité extendido de procesos, facilitadotes que contribuyan en convertir el grupo de trabajo, en un equipo donde los objetivos se encuentren alineados. Es necesario incentivar los mecanismos para mejorar las ideas y planteamientos exhaustivos y el dinamismo propositito.

Propuesto no impuesto

Una estrategia es contribuir con propuestas y no la imposición de modelos de trabajo, la discusión y la toma de decisiones debe ser concertada, y debe convertirse en la piedra angular de todo el proceso.

Quien es el dueño del proceso

Es importante comprender que cada unidad será la responsable de establecer sus procesos de negocio, dentro de su visión organizacional.

Las Responsabilidades de las Unidades

Estratégicamente, es vital establecer cuales son las responsabilidades de cada una de las unidades dentro del proyecto de implantación de BPS en la organización.

Recomendaciones:

1. Cada unidad de negocio es dueña de sus procesos.
2. Cada unidad de negocio debe documentar y modelar sus procesos.
3. Cada unidad de negocio debe conocer sus indicadores de gestión.
4. Cada unidad debe establecer sus macro procesos.
5. Los Macro procesos deben ser mapeados en un Marco Referencial Corporativo.
   

El Diagnostico Preliminar

Las organizaciones cuentan con procesos para desempeñarse en sus áreas de negocio; una buena práctica es armar un diagnostico general de las condiciones generales de los procesos presentes: documentación, diagramación, normas y procedimientos, herramientas, etc.

Ver la proporción existente entre las herramientas utilizadas para documentar los procesos, su diagramación, la existencia de manuales de normas y procedimientos, cualquier documentación asociada a los procesos, herramientas mas utilizadas, la presencia de indicadores para los procesos, etc.

Cada representante del Comité Extendido de Procesos, deberá proveer la información de sus procesos actuales para diagnosticar su situación.

El Diagnostico Preliminar Como impulsor de Cambios

Desarrollar esta actividad, contribuirá con establecer y fortalecer la necesidad de impulsar los cambios necesarios para uniformizar las herramientas para documentar los procesos, y estandarizar todo el trabajo relacionado en todas las unidades o gerencias de la organización.